Was ist eine E-Rechnung – ZUGFeRD oder XRechnung?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Rechnung. ZUGFeRD (Factur-X) kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuellen Teil. Beide Formate sind gesetzlich anerkannt. ZUGFeRD ist für KMU praktischer, da die Rechnung gleichzeitig lesbar und maschinenlesbar ist.

Können Kleinunternehmer und Freiberufler E-Rechnungen versenden?

Ja. Auch Kleinunternehmer müssen ab 2027 E-Rechnungen versenden, wenn der Empfänger ein inländisches Unternehmen ist. Bis dahin genügt eine einfache PDF-Rechnung. Buchhaltungssoftware wie 8Buchhaltung erstellt beide Formate automatisch.

Muss ich E-Rechnungen archivieren?

Ja. E-Rechnungen müssen genauso wie Papierrechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden – in unveränderter, maschinell auswertbarer Form. GoBD-konforme Buchhaltungssoftware übernimmt die revisionssichere Archivierung automatisch.

Gesetzlich vorgeschrieben ab 2025

E-Rechnung Pflicht 2025 – alles,
was Sie jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Erfahren Sie, was die E-Rechnungspflicht bedeutet, welche Fristen gelten und wie 8Buchhaltung die Umstellung für Sie erledigt.

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Pflicht für Empfang: seit 01.01.2025 – Versand: schrittweise bis 2028

Die gesetzliche Einführung – Schritt für Schritt

Das Wachstumschancengesetz 2024 legt eine klare Roadmap fest:

01.01.2025

Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung) empfangen und verarbeiten können. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 € und Fahrausweise.

01.01.2027

Sendepflicht für Unternehmen > 800 T€ Umsatz

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen E-Rechnungen versenden. Übergangsregelung: Papier/PDF noch bis 31.12.2026 mit Zustimmung des Empfängers möglich.

01.01.2028

Sendepflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen

Ab dann müssen alle Unternehmen – unabhängig von der Größe – E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze versenden. Ausnahme: B2C-Umsätze und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.

Formate & Standards

ZUGFeRD oder XRechnung – was ist der Unterschied?

Beide Formate sind gesetzlich anerkannte E-Rechnungsformate. ZUGFeRD (auch Factur-X) ist für KMU der praktischere Weg: Es kombiniert ein normales, lesbares PDF mit strukturierten XML-Daten in einer Datei.

ZUGFeRD/Factur-X: PDF + XML in einer Datei – lesbar & maschinenlesbar
XRechnung: Reines XML, Pflicht für Lieferanten der öffentlichen Hand (B2G)
8Buchhaltung erstellt ZUGFeRD-Rechnungen automatisch bei jedem Versand
Keine Mehrarbeit: altes PDF und E-Rechnung in einem Schritt
Revisionssichere Archivierung inklusive

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Archivierung & GoBD

E-Rechnungen korrekt archivieren

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen wie Papierrechnungen: 10 Jahre, unveränderbar und jederzeit zugänglich (GoBD). 8Buchhaltung archiviert alle eingehenden und ausgehenden E-Rechnungen automatisch – ohne Ihren Aufwand.

Alle gesendeten und empfangenen Dokumente zentralisiert
10 Jahre Aufbewahrung unveränderbar gesichert
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Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Wann trat die E-Rechnungspflicht in Kraft?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Versenden ist für Unternehmen über 800.000 € ab 2027 Pflicht, für alle anderen ab 2028.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Ja. Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können und ab 2028 auch versenden. Bis dahin ist mit Zustimmung des Empfängers noch eine PDF-Rechnung erlaubt. 8Buchhaltung bereitet Sie heute schon vor.

Ist eine gewöhnliche PDF-Rechnung noch erlaubt?

Nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers und nur bis zu den jeweiligen Übergangsfristen (bis Ende 2026 bzw. 2027). Danach muss die Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung übertragen werden.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen versende?

Ihr Rechnungsempfänger könnte den Vorsteuerabzug nicht geltend machen, was zu Konflikten führt. Das Finanzamt kann bei Prüfungen zudem Nachforderungen stellen. Vermeiden Sie das Problem proaktiv mit gesetzeskonformer Software.

Wie erstellt 8Buchhaltung E-Rechnungen?

8Buchhaltung generiert bei jedem Rechnungsversand automatisch eine ZUGFeRD-konforme E-Rechnung (PDF mit eingebettetem XML). Sie müssen nichts extra aktivieren – es funktioniert bei jeder normalen Rechnung.

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