Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind die deutschlandweit gültigen Vorschriften des Bundesfinanzministeriums für die digitale Buchführung. Sie legen fest, wie elektronische Belege und Bücher zu führen, aufzubewahren und zu sichern sind.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Steuerrelevante Belege (Rechnungen, Buchungsbelege etc.) müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO, § 257 HGB). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Was bedeutet Unveränderbarkeit bei der digitalen Buchführung?

Unveränderbarkeit bedeutet, dass einmal gebuchte Belege und Aufzeichnungen nachträglich nicht mehr verändert werden dürfen – oder Änderungen müssen lückenlos protokolliert werden. GoBD-konforme Software stellt sicher, dass keine Manipulationen möglich sind und jede Buchung mit Zeitstempel erfasst wird.

Welche Pflichten gelten für Cloud-Buchführung?

Cloud-Buchführungslösungen müssen GoBD-konform sein: Datenzugriff für die Behörden (Z1-Z3-Zugriff), Datensicherheit, Protokollierung aller Änderungen und ein nachvollziehbarer Archivierungsprozess. Der Anbieter muss eine Verarbeitungsübersicht (Datenverarbeitungsübersicht) für die Finanzbehörden bereitstellen können.

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GoBD-konforme Buchführung –
alles, was Selbstständige wissen müssen

Die GoBD regeln, wie Sie als Unternehmer digitale Buchführungsunterlagen führen und archivieren müssen. Wer es falsch macht, riskiert Steuernachzahlungen. Wer es richtig macht, spart Zeit.

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Die wichtigsten GoBD-Regeln im Überblick

Diese sechs Grundsätze bestimmen den GoBD-konformen Umgang mit Buchführungsunterlagen.

Grundsatz	Bedeutung	Praxisbeispiel
Vollständigkeit	Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden – keine Lücken	Jede Einnahme, jede Ausgabe, jeder Beleg
Richtigkeit	Buchungen müssen dem tatsächlichen Sachverhalt entsprechen	Richtiger Betrag, richtiger Beleg, richtiges Datum
Zeitgerechtheit	Buchungen sollen zeitnah zur Entstehung des Belegs erfolgen	Spätestens 10 Tage nach Belegerhalt
Unveränderbarkeit	Buchungen dürfen nachträglich nicht kommentarlos geändert werden	Korrekturen nur über Stornobuchungen
Nachvollziehbarkeit	Jede Buchung muss einem Beleg zugeordnet werden können	Belegnummer in der Buchung, Beleg archiviert
Aufbewahrung	Belege 10 Jahre, Handelskorrespondenz 6 Jahre sicher aufbewahren	Digitale Archivierung mit Zeitstempel

Digitale Belege

Papierbelege scannen und sicher archivieren

Mit 8Buchhaltung scannen Sie Kassenzettel und Quittungen direkt per Smartphone. Das Ergebnis: eine GoBD-konforme Kopie mit Zeitstempel – das Original kann danach vernichtet werden.

Scan mit vollständiger Zeitstempelprotokollierung
Unveränderbar archiviert, kein nachträgliches Löschen möglich
Beleg der Buchung zugeordnet – Lückenloser Belegfluss
DATEV-Export für Steuerberater-Übergabe

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GoBD-konforme Belegarchivierung in 8Buchhaltung

Buchungsübersicht & Protokoll

Vollständige Buchführung auf einen Blick

Das 8Buchhaltung-Dashboard zeigt alle Buchungen, Kategorien und Belege zentral. Steuerberater und Prüfer erhalten einen vollständigen Überblick mit einem Klick – inklusive DATEV-EXTF-Export.

Alle Buchungen chronologisch und revisionssicher
Keine Lücken im Belegfluss dank Bankabgleich
Export für Betriebsprüfung: ZIP-Archiv aller Belege
Steuerberater-Zugang: direkter GoBD-konformer Datenzugriff

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Dashboard Buchführungsübersicht in 8Buchhaltung

Häufige Fragen zu den GoBD

Was sind die GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) definieren die Anforderungen des Finanzamts an die digitale Buchführung. Seit 2015 gelten sie für alle Unternehmer – unabhängig von Größe und Rechtsform.

Ab wann gilt die 10-Jahres-Archivierungspflicht?

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle steuerrelevanten Unterlagen: Buchungsbelege, Rechnungen, Bank- und Kassenunterlagen, Jahresabschlüsse. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Ja, sofern der Scan GoBD-konform erfolgt: vollständig, unveränderbar und protokolliert. Ausnahmen sind notarielle Urkunden oder Wertpapiere, die im Original aufbewahrt werden müssen. 8Buchhaltung erfüllt alle technischen Voraussetzungen für einen GoBD-konformen Scanprozess.

Was passiert bei einem GoBD-Verstoß?

Das Finanzamt kann die Buchführung als nicht ordnungsmäßig verwerfen und Gewinnschätzungen (§ 162 AO) vornehmen. Diese fallen erfahrungsgemäß zu Ungunsten des Unternehmers aus. Zudem drohen Zuschläge und Steuernachforderungen.

Ist Cloud-Buchführung GoBD-konform?

Ja, sofern der Anbieter die GoBD-Anforderungen erfüllt: revisionssichere Archivierung, keine nachträglichen Manipulationen, vollständige Protokollierung, Datenzugriff für Behörden (Z1–Z3). 8Buchhaltung wurde speziell für GoBD-Konformität entwickelt.

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